FEKTEKLUBBENES ÅRSMØTE OG SAMORDNET RAPPORTERING

Den organiserte idrettens rapporteringskrav og digitale verktøy er ett av flere områder som er under endring for å gjøre det enklere for medlemslagene. Husk kravet til godkjent medlemssystem.

Det nærmer seg tiden hvor alle fekteklubbene, i likhet med alle de andre idrettslagene som er tilknyttet Norges idrettsforbund (NIF), skal avholde årsmøte og gjennomføre pliktig rapportering. 

Norges Fekteforbund vet at denne oppgaven kan være gjenstand for frustrasjon i enkelte fekteklubber. Allikevel må vi gjøre oppmerksom på at dette er krav som følger av fekteklubbens medlemskap i NIF, og at unnlatelse derfor kan få konsekvenser for medlemskapet.

Nedenfor følger mer informasjon og nyttige linker for å hjelpe klubbene i gjennomføring av årsmøtet, og for å foreta den samordnete rapporteringen, inkludert søkt om Momskompensasjonen for varer og tjenester innen fristene.

Årsmøte innen 31. mars
Alle Fekteklubbene skal avholde sitt årsmøte innen utgangen av mars 2020. Til hjelp anbefales følgende samleside for gjennomføring av årsmøte i idrettslag. 

I særlige tilfeller kan det søkes om utsatt frist til utgangen av april for å avholde årsmøtet.
Dette gjøres direkte til fekteklubbens idrettskrets.

Samordnet rapportering innen 30. april
I samordnet rapportering må fekteklubbene innrapportere antall medlemmer og aktive medlemmer per. 31.12.19.

Dessuten skal fekteklubbene rapportere hvem som har styreverv og som er Barneidretts- og Politiattestanvarlig, samt laste opp signert årsmøteprotokoll. 

På lik linje med fjoråret er søknad om momskompensasjonen for varer og tjenester en del av Samordnet rapportering. Dette kan være et viktig tilskudd til klubbøkonomien.

Viktig å rapportere både antall medlemmer og antall aktive medlemmer
Fekteforbundet ber om at fekteklubbene husker å rapportere inn både antall medlemmer, og antall aktive medlemmer.

Antall medlemmer er alle som hadde betalt medlemskontingent per 31.1219, mens antall aktive medlemmer er betalende medlemmer som tilhører minst en av følgende kategorier:

1. Deltatt regelmessig gjennom sesongen på fekteklubbens trening, og/eller på stevner.
2. Har verv og ansvar for administrative oppgaver, drift og vedlikehold av anlegg mm. 
3. Er trener eller har andre regelmessige oppgaver som bidrar til gjennomføringen av trening, konkurranser eller annen ordinær aktivitet i fekteklubben.

Det er også viktig at klubbene er nøye med å plassere medlemmene i de ulike kjønns- og alderskategoriene, samt rapporterer antall aktive medlemmer med fysisk eller psykisk funksjonsnedsettelse, hørsels- eller synshemming i kolonnen for antall funksjonshemmede.

Disse tallene danner både grunnlaget for klubbens driftstilskudd, og hva Fekteforbundet mottar til drift og forbundsvise aktiviteter.

Hjelp og support
Det kan være lurt å være ute i god tid for å foreta Samordnet rapportering. Erfaringsmessig er det stor pågang på systemet og ikke minst på NIFs supporttjeneste når fristen nærmer seg.

Det åpnes derfor for mulighet for å gjennomføre Samordnet rapportering og søke om momskompensasjon i KlubbAdmin allerede 1. april 2020. 

Ikke nøl med å stille spørsmål til Norges Fekteforbund, men vi ber klubbene rette tekniske spørsmål til og få mer informasjon om rapporteringen fra Idrettens Support 

For en enkel egensjekk på hvordan fekteklubben jobber med ulike organisasjonsspørsmål for øvrig, anbefaler Fekteforbundet klubbutviklingsverktøyet Bedre klubb